Ein Schüleraustausch stellt eine große Herausforderung dar. Nicht nur, dass die Teilnehmer für ein Jahr auf Familie, Freunde und gewohnten Alltag verzichten müssen. Sie sollen sich auch in eine völlig fremde Umgebung integrieren, die Sprachbarriere überwinden und ihr Leben mit einer neuen Familie teilen. Dass bei dieser Umstellung nicht alles problemlos abläuft ist schon fast vorprogrammiert. Damit die Schüler alle Schwierigkeiten bewältigen können, ist eine gute Betreuung unabdingbar. Diese besteht aus drei Hauptelementen.

Zu Beginn steht dabei die gründliche Vorbereitung des Austausches im Mittelpunkt, die für den deutschen Jugendlichen wichtig ist. Dafür braucht er umfangreiches Informationsmaterial über das Gastland und dessen Kultur, sowie über mögliche Problemfelder und entsprechende Konfliktlösungsstrategien im Leben als Austauschschüler. Natürlich ist auch selbstständige Vorbereitung des Schülers gefragt, die Organisation sollte ihn dabei aber unterstützen, indem sie ihn berät und ihn zu einem idealerweise mehrtägigen Vorbereitungsseminar in Deutschland einlädt. Hier können die wichtigsten Punkte und eventuelle Fragen geklärt werden. Einige Programme enthalten zusätzlich noch Einführungsseminare in den Gastländern, die von den Partnerorganisationen veranstaltet werden. Nach seiner Ankunft kann der Jugendliche so zunächst sein Gastland und die anderen Teilnehmer kennen lernen und erste Grundlagen der Sprache erlernen.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die Betreuung während des Austauschjahres selbst. Jeder Schüler bekommt dabei einen Betreuer zugeteilt, den er mit allen Fragen und Anliegen ansprechen kann. Neben seinen Aufgaben, sich regelmäßig mit dem deutschen Jugendlichen in Kontakt zu setzen und sich über sein Befinden zu erkundigen, Fragen zu beantworten und bei möglichen Problemen zu vermitteln, organisiert er in manchen Fällen auch Treffen oder Tagesausflüge mit mehreren Austauschschülern. Definitiv sollte er jedoch rund um die Uhr für den Austauschschüler erreichbar sein, so dass dieser nicht mit Schwierigkeiten allein gelassen wird.

Das letzte zentrale Element der Betreuung ist die Nachbereitung. Die Reintegration in den deutschen Alltag kann kompliziert sein, deshalb ist es für die Schüler wichtig, sich mit anderen Heimkehrern auseinandersetzen zu können. Einige Organisationen bieten hierfür Nachbereitungsveranstaltungen an, bei denen neben der Möglichkeit zum Erfahrungsaustausch und zur Problembewältigung auch Raum für konstruktive Kritik geboten wird.

Insgesamt verfolgt diese umfangreiche Betreuung den Zweck, dem Schüler bei der Herausforderung Schüleraustausch eine möglichst gute Hilfestellung zu bieten und ihm somit zu einem erfolgreichen Auslandsjahr zu verhelfen, an dass der Schüler sich gerne zurückerinnert und aus dem er viel mitnehmen kann. Eine gute Organisation sollte deshalb also bei der Betreuung viel Wert auf eine hohe Qualität mit Vor- und Nachbereitungsseminaren sowie einem zuverlässigen Betreuer vor Ort legen.