Ein Schüleraustausch ist aufwendig und will deshalb gut vorbereitet sein. Neben dem Organisationsaufwand und der persönlichen Vorbereitung bieten vor allen Dingen die Seminare den richtigen Rahmen für den Schüleraustausch. Denn schließlich treffen die Schüler hier nicht nur auf ihre Mitstreiter, sondern lernen auch wichtige und nützliche Dinge für die Zeit im und nach dem Austausch und bekommen Antworten auf ihre Fragen.

Das Vorbereitungsseminar findet meist einige Wochen vor dem geplanten Abflug statt. Es soll in erster Linie die Austauschschüler in die Lage versetzen, die Zeit im Ausland gut meistern und sich allen Herausforderungen stellen zu können. Sie werden dabei für mögliche Konflikte sensibilisiert, diskutieren Lösungsstrategien und erhalten alle notwendigen Informationen über den Ablauf des Programms sowie Antworten auf offene Fragen.

Je nach Organisation und Programm kann diese Veranstaltung sehr unterschiedlich aussehen. So kann sie sich auf ein halbtägiges Treffen beschränken, bei dem nur die wichtigsten Punkte in einer Art Crash-Kurs angesprochen werden. Hier werden häufig die Eltern mit einbezogen, so dass auch deren individuelle Fragen diskutiert werden können – insofern die Gruppe klein ist und genügend Ansprechpartner anwesend sind. Idealerweise sollten die Anbieter darüber hinaus ein mehrtägiges Seminar anbieten. Hier lernen die Jugendlichen nicht nur Geschichte und Kultur ihres Gastlandes genauer kennen, sondern auch viel Wissenswertes über ihre Heimat. Außerdem werden sie die verschiedensten Aspekte des Schüleraustausches ausführlich besprechen und in Vorträgen und Rollenspielen lernen können, wie sie sich in bestimmten Situationen verhalten sollten. Ein solch umfangreiches Vorbereitungsseminar bieten jedoch leider nicht alle Organisationen an.

Alternativ oder auch zusätzlich bieten einige Veranstalter ein Einführungsseminar im Gastland an, in dem die Jugendlichen ihre neue Heimat und deren Sprache und Kultur etwas kennen lernen können, bevor sie auf die Gastfamilie treffen. Interessant sind neben den touristischen Angeboten dabei vor allen Dingen die Einschätzungen der „einheimischen“ Partnerorganisation zur Rolle des Austauschschülers, die von denen der Mitarbeiter der deutschen Organisation abweichen können.

Ein guter Anbieter sollte jedoch nicht nur auf eine umfassende Vorbereitung viel Wert legen, sondern die Programmteilnehmer auch bei ihrer Rückkehr unterstützen. Denn die Reintegration in die fremd gewordene Heimat fällt vielen Schülern sehr schwer. Ein Nachbereitungstreffen, bei dem die Teilnehmer sich austauschen, Hilfestellungen erhalten und auch konstruktive Kritik anbringen können, erleichtert diesen Prozess ungemein.